Met de reeks aan Inside-Out verhalen vertellen we graag wat we doen, waarom bepaalde beslissingen worden genomen en wat de overwegingen zijn. Een beslissing wordt namelijk nooit zomaar genomen. Vandaag: De logistieke uitdagingen naar Europese- en Wereldkampioenschappen.
Als teammanager van de KNWU is Julia van Kempen er verantwoordelijk voor dat alle logistiek rond grote evenementen optimaal geregeld is. Dat iedereen naar een EK of WK kan afreizen, daar zijn of haar prestatie kan leveren en daarbij ondersteund wordt door onder meer mechaniekers en verzorgers. Een baan waarbij ze al tal van mooie momenten van zeer nabij mocht meemaken, maar ook een functie waarbij je te allen tijde in staat moet zijn om in te spelen op veranderingen. Met name het Super WK in Glasgow vraagt de nodige extra voorbereiding. Omdat veel disciplines in korte tijd rond dezelfde locatie actie komen, maar ook omdat het een land betreft dat niet tot de EU behoort en waar een deel van het materiaal per boot wordt aangevoerd.
"We willen met z’n allen de organisatie zo efficiënt mogelijk inrichten met mensen die voor een taak staan"
De veelzijdigheid van haar baan spreekt haar aan. Toch wist ze pas echt tot in detail wat er in deze functie allemaal van haar verwacht werd, toen ze drie jaar geleden daadwerkelijk de stap waagde. ‘’Ik heb in 2020 een jaar met mijn voorganger Geeske van Wijk meegelopen. Mijn eerste evenement was toen het EK op de weg in het Franse Plouay waar ik echt als een soort schaduw een toernooi lang met haar ben meegelopen. Daarna leerde ik van elke discipline alle specifieke zaken kennen. BMX is heel anders dan baanwielrennen en MTB is niet hetzelfde als wegwielrennen. Zo kon ik in dat voor mij nieuwe speelveld zo een beetje groeien in mijn rol. In die eerste twee jaar heb ik flinke stappen kunnen maken, Geeske heeft me als een volleerd leermeester de finesses leren kennen van al die verschillende disciplines.‘’
Ondertussen is Van Kempen vanaf de zomer van 2022 alleen actief in deze rol. Zichtbaar is ze voor veel mensen pas bij de evenementen zelf, maar dan zit een groot deel van haar werkzaamheden er al lang op. ‘’Richting een toernooi gaat het in de voorbereiding om zaken als hotels en de reis naar de locatie voor de sporters. Ook moeten we zorgen dat er materiaal genoeg ter beschikking staat, plus de gehele logistiek ter plekke. Met coaches overleg ik wat er volgens hen nodig is in de voorbereiding en tijdens de wedstrijden. Ik doe veel afstemmingen met de hotels, dat vraagt veel communicatie. Dat is geen kwestie van Booking.com bezoeken en een hele rits kamers boeken. Er moet afstemming zijn over de hoeveelheid extra ruimtes voor massages en materiaal en over het aangeboden menu. In die fase vanaf de eerste kennismaking ben ik de eerste contactpersoon voor de hotelmanagers. Dat moet eenmaal ter plekke direct staan. We reizen vaak met grote groepen. Bij het mountainbiken zijn we soms maar met 25 mensen, op een wereldkampioenschap op de weg en in het veld al snel met zestig personen. Bij grote toernooien beginnen we anderhalf tot twee jaar van tevoren met het boeken van hotels. We reizen meestal af met een grote groep en dan wil je er vroeg bij zijn. Andere landen zoeken immers hetzelfde als wij. Het is dan zaak om in een vroeg stadium een goede keuze te maken. Soms duurt het dan een half jaar na die boeking voordat de echte invulling een vervolg krijgt. Dan hebben andere toernooien onze aandacht nodig. Maar het is wel een geruststelling om te weten dat de basis geregeld is.‘’
"In het hele proces vragen we veel van onze coaches"
Komt een wielerevenement dichterbij, dan komen er weer andere zaken voor het voetlicht. ‘’De invulling van de begeleidingsstaf is van belang, hierover beslissen de coaches. Vervolgens volgt de afstemming van het vervoer naar de locatie toe en kijken we welke voertuigen ter plekke nodig zijn. In het geval van het super WK in Glasgow (waar de WK’s weg, baan, mountainbike, BMX en paracycling gecombineerd worden), moet je daar nog weer iets meer over nadenken. Elke auto moet op de boot en dat brengt extra kosten met zich mee. En omdat Groot-Brittannië geen EU-land meer is, moeten we ook alle ingevoerde goederen aanmelden op lijsten. En dat moet aardig gedetailleerd. Bij fietsen moet dan zelfs het framenummer erbij. Elke wijziging moet dus op zo’n lijst ook zijn weerslag krijgen. De parcoursen worden vooraf door onze coaches of iemand anders van de technische staf verkend en dan wordt er ook fysiek gekeken bij het hotel. En kunnen we nog zaken aanpassen. Maar kijken we ook wat de specifieke parcoursen vereisen voor personeel en materiaal. Op het laatst – maar dat ligt ook voor een groot deel bij de coaches – zijn er nog veel last minute boekingen om renners – of later hun eventuele vervangers – vanuit heel Europa naar de locatie van de wedstrijd te krijgen.’’
De coaches zijn belangrijke sparringpartners voor Van Kempen, maar nemen ook een deel van het logistieke werk op zich. ‘’De input van de coaches is groot, want zij denken na over wat en wie er ter plekke allemaal nodig is, stemmen reisschema’s met renners af en hebben rechtstreeks contact met ploegen daarover. In die periode heb ik zelf ook een hotline met coaches over zaken als: wie gaat er mee? Wie is al geselecteerd? Waar moet deze persoon vandaan komen? Als we weten wat er op dit specifieke parcours nodig is, wordt gekeken naar de mankracht en het materiaal die er nodig zijn. In dat hele proces vragen we veel van onze coaches. Maar ik kan het ook niet in mijn eentje. Ik heb alleen twee dagen in de week ondersteuning op het gebied van kleding bestellen en versturen van mijn collega Kelly. Technisch directeur Wilbert Broekhuizen en Hoofdcoach Jan van Veen zijn gelukkig zeer betrokken en zij weten ook goed wat er nodig is om tot goede prestaties te komen. Samen stemmen we grote beslissingen af.‘’
"Voor alle deelnemende landen is dit een superbeproeving"
Een Super WK is een superuitdaging voor alle bonden. ‘’Als dit evenement achter de rug is, zijn alle WK’s voor 2023 al geweest. Laatst kreeg ik de vraag of dat niet veel gemakkelijker is met alles op één locatie. Nou, nee. Ik heb toch liever dat alle WKs gescheiden van elkaar verreden worden. De weken voor elk afzonderlijk WK zijn super stressvol. Die werkpieken komen nu allemaal samen in juli tot één enorme piek in werkbelasting. Een ander punt: Glasgow is een grote stad, maar de hotelbezetting is een uitdaging. Niet alleen vanwege de vakantietijd, maar ook omdat alle landen met grote groepen naar dezelfde stad komen. Omdat we er vroeg bij waren, kunnen we blij constateren dat we prima hotels vonden, dicht bij de locaties waar de wedstrijden worden gereden. Maar was je iets later geweest, dan was je kansloos. Voor de organisatie en de UCI is dit een test om te kijken of dit vaker op deze schaal georganiseerd kan worden, maar voor alle deelnemende landen is dit een superbeproeving. Als het achter de rug is, hebben we vooral nog het EK op de weg in Drenthe en het Europees kampioenschap veldrijden in Frankrijk, net als wereldbekers. Het najaar zal kortom minder hectisch zijn, maar geef mij maar weer een ‘normaal’ jaar.‘’
Bij de Olympische Spelen wordt de personele bezetting van alle landen flink beperkt, om de aantallen aanwezigen enigszins hanteerbaar te houden. Zo streng is het straks in Schotland niet, maar een regulier WK is het ook weer niet. ‘’De internationale wielerbond UCI heeft het accreditatiesysteem voor Glasgow heel anders ingericht. Normaal krijg je per bond een aantal accreditaties die je maximaal kunt inzetten. Eerlijk gezegd krijg je er vaak meer dan je nodig hebt. Nu is er een maximum aan verbonden. Dat heeft praktische redenen. Op de baan zijn er nu bijvoorbeeld ook de paracyclists bij gekomen en de ruimte op het middenterrein is nu eenmaal beperkt. Nu krijg je per dag een aantal bandjes die je kunt inzetten, je accreditatie is dus niet altijd voldoende om op een bepaalde dag op een bepaalde plek actief te kunnen zijn. En de chef de mission is één persoon voor alle disciplines, bij ons is dat Wilbert Broekhuizen. En we hebben met Robert Slippens één zeer betrokken hoofdbestuurslid op de locatie, die ook van de hoed en de rand weet. We willen met z’n allen de organisatie zo efficiënt mogelijk inrichten met mensen die voor een taak staan. Zodat de sporters optimaal kunnen presteren.‘’
