Als verenigingsbestuurder zijn nieuwe leden van cruciaal belang voor het voortbestaan van de club. Je wilt nieuwe leden dus graag behouden, maar hoe doe je dat? Wielervereniging Gaul! vertelt hoe leden betrokken blijven bij de club.
Eerlijk is eerlijk: hoe oud we ook zijn, nieuwe dingen zijn vaak spannend. Bijvoorbeeld het lid worden van een nieuwe sportclub. Want wat kun je allemaal verwachten? Er zijn zoveel nieuwe mensen, zoveel afspraken die je niet kent, en een nieuwe cultuur met geschreven én ongeschreven regels die moet ontdekken.
Gaul! is een wielervereniging met een uniek karakter. In plaats van gebonden te zijn aan een specifieke plaats, regio of clubhuis, is Gaul! landelijk georiënteerd en ontmoeten de leden elkaar online. Daarnaast streeft Gaul! nog hogere doelen na dan alleen fietsen; alle leden doen aan fondsenwerving voor War Child. Hoewel er aan enthousiaste leden geen gebrek is, brengt het online vereniging-zijn af en toe wat uitdagingen met zich mee. Want hoe betrek je leden bij de club als je hen nog nooit in het echt hebt gezien? En hoe laat je ze de clubcultuur proeven zonder een clubhuis vol oude shirts en zonder een praatje met de barman of de altijd aanwezige vrijwilliger?
Mentorsysteem
Omdat Gaul! leden heeft die door het hele land in kleine clubjes zijn georganiseerd, is het niet zo gemakkelijk om andere leden te leren kennen. Daarom kwam Gaul! met het simpele, maar doeltreffende mentorsysteem. Bestuurslid Ivo van Outheusden legt uit hoe dat werkt. ,,Elk nieuw lid krijgt de mogelijkheid om te kiezen voor een mentor. Een mentor is een lid dat al bekend is binnen de vereniging en het nieuwe lid gemakkelijk op sleeptouw kan nemen, door bijvoorbeeld samen naar de training te gaan. De mentor kan het nieuwe lid wijzen op activiteiten of hem/haar meenemen naar een wedstrijd. Wij proberen de mentor af te stemmen op het niveau en de ambities van het nieuwe lid. Een beginner heeft niets te zoeken bij een gelouterde wedstrijdrenner, maar als hij/zij veel ambities heeft zoeken we natuurlijk wel een mentor die al wat verder is in de ontwikkeling. Ook kunnen mentoren nieuwe leden voorlichten over de manieren om geld te verzamelen voor het goede doel. “
Extra dimensie
Veel nieuwe leden bij Gaul! komen binnen via vrienden of kennissen die ook wielrennen. Deze leden hebben dus al een link met de vereniging en zullen zich minder snel verloren voelen binnen de club dan echt nieuwe leden. Toch kiest Gaul! er voor aan elk nieuw lid een mentor aan te bieden. ,,We horen vaak dat alleen al het aanbieden van een mentor maakt dat nieuwe leden zich welkom voelen. Er wordt aan je gedacht”, licht Van Outheusden toe. ,,Als ze wel voor een mentor kiezen vergemakkelijkt dat de aansluiting. Je kunt bij wijze van spreken dezelfde week nog meerijden met een trainingsgroepje. Daarnaast stimuleert het nieuwe leden om hun dromen sneller waar te maken. De drempel om eens een wedstrijdje te gaan rijden wordt fors verlaagd als je wordt geïntroduceerd. En als je al iemand kent, sluit je ook sneller aan bij bijvoorbeeld een trainingsweekend of een ander evenement. We verwachten dan ook minder leden die na een jaar al afhaken door gebrek aan aansluiting.”
Hoewel de mentor in het begin heel belangrijk is voor het nieuwe lid, gaat de integratie met de club vaak zo snel dat de nieuwkomer er binnen een mum van tijd helemaal bij hoort. Outheusden: ,,Ook de rubriek ‘Nieuwe leden stellen zich voor’ op onze website draagt daar aan bij. Nieuwe leden voelen zich direct welkom.”
Harde kern
Met leden door het hele land, lijkt het wellicht lastig te starten met een nieuw initiatief waarbij veel inzet van leden zelf wordt verwacht. Het geheim schuilt in de harde kern: een aantal leden die door het hele land actief betrokken zijn bij de club. Door het systeem tijdens de ALV te bespreken, weten de personen die nauw betrokken zijn bij de vereniging van het reilen en zeilen van het programma en erkennen ze het belang ervan. Dat maakt dat de leden ook bereid zijn zelf als mentor te fungeren.
Tips & tricks
Begin jij het jaar vaak met een hoop nieuwe leden, maar verdwijnen zij soms weer net zo snel als ze gekomen zijn? Dan kunnen ze door toewijzing van een persoonlijke mentor misschien net dat duwtje in de rug krijgen om wél echt actief te worden binnen de vereniging. Lees hier de tips & tricks van Gaul!
- Zorg dat je huidige leden snappen waarom een mentorsysteem bijdraagt aan clubgevoel en verbinding.
- Zorg voor een goede match tussen de mentor en het nieuwe lid, afgestemd op niveau maar vooral ook op ambitie.
- Zorg ervoor dat je een poule van leden hebt die bereid zijn om als mentor te fungeren. Daar moet je als bestuurslid even flink aan trekken.
- Zorg voor een registratiesysteem, zodat de leden die van het systeem gebruik hebben gemaakt later ook eens een nieuw lid kunnen begeleiden. Dat doen ze graag omdat juist zij door hun ervaring als geen ander begrijpen hoe leuk het is om er meteen bij te horen!
- Ten slotte: zorg na een paar maanden voor een terugkoppeling naar het bestuur. Daarmee krijg je goed zicht op hoe het systeem werkt en voorkom je dat het contact weer snel verwatert of zelfs helemaal niet van de grond komt.
