Zó tackle je het vrijwilligersprobleem

Driekwart van de Nederlandse sportclubs kampt met een vrijwilligerstekort. Zonde, want met de juiste aanpak zijn er voldoende mensen te vinden. Dat bewijst het succes van 'Méér Vrijwilligers in Kortere Tijd', een cursus van Team Sportservice. De teller staat inmiddels op 75.000 nieuwe vrijwilligers en 2000 tevreden clubs. Verenigingsadviseur Hubert Habers deelt zijn tips.

"Vraag niet óf iemand iets wil doen, maar wát hij of zij wil doen"

“We gaan het vooral gewoon dóen”, onthult Hubert Habers het geheim van de cursus. “Vroeger vertelden we clubs op een thema-avond hoe men het probleem moest oplossen. Na afloop ging iedereen heel geïnspireerd naar huis, met de oplossing in handen. Wanneer we echter na een half jaar terug kwamen, was er niets gebeurd. Als bestuur verzand je namelijk snel weer in de dagelijkse gang van zaken.”

Dat bleek een leerzame les. “Bij de huidige cursus werken onze deelnemers ter plekke de opdrachten uit.” Dankzij acht jaar ervaring is er inmiddels een uitgebreid stappenplan met handige documenten en een onuitputtelijke reeks voorbeelden uit diverse sporten. “Deelnemers hoeven niets zelf te bedenken. Dat scheelt veel tijd.”

De vijf stappen tot succes

1

Inventariseren en vacatures maken

Breng in kaart wie welke taak uitvoert bij je club. Je zult zien dat sommige leden wel erg druk zijn. Probeer die taken opnieuw te verdelen en maak er kleinere, behapbare klussen van. De moderne vrijwilliger steekt geen acht uur per week meer in zijn club. Vul de vacaturelijst aan met alle openstaande functies en bepaal welke kwaliteiten je daarvoor zoekt. Benoem ook iemand die de eerste opvang doet bij een aanmelding.

2

Creëer een positief imago

Zet een PR-campagne op waarin je vrijwilligerswerk positief belicht. Laat op je website en social media zien dat jouw vereniging vrijwilligers waardeert. Veel leden hebben niet door hoeveel werk er bij komt kijken.

3

Begin met werven

Dan het echte werk. Allereerst kondig je aan dat je vrijwilligers gaat werven. Vervolgens benader je alle leden persoonlijk. Dat kan telefonisch of face-to-face. Leg de nadruk op wat iemand graag doet of goed kan. Zo krijg je een goede match. Vraag bovendien niet óf iemand iets wil doen, maar wát hij of zij wil doen.

4

Aan de slag

Smeed het ijzer als het heet is. Zorg dat nieuwe vrijwilligers binnen twee á drie weken aan de slag kunnen of met elkaar kennis hebben gemaakt. Organiseer bijvoorbeeld een welkomstavond. Heeft je wervingsactie veel nieuwe vrijwilligers opgeleverd? Deel dat nieuws dan vooral!

5

Denk aan de toekomst

Als club heb je jaarlijks vacatures te vullen. Zorg dus dat je werk niet verloren gaat. Breng je vrijwilligersbeleid daarom onder bij een vrijwilligerscommissie of coördinator. Leg je visie, meetbare doelen, concrete acties en evalueermomenten vast in een beleidsplan. Eén A4’tje is genoeg. Belangrijk: zorg voor een vaste vertegenwoordiger in het bestuur.

Do’s & Don’ts

Wat moet je wél en wat absoluut niet doen bij het werven van vrijwilligers? Doe je voordeel met deze tips van verenigingsadviseur Hubert Habers.

• Vermijd noodkreten. Mededelingen als ‘ Zonder jullie gaat de wedstrijd niet door!’, geven je club een negatief imago.
• Benader mensen persoonlijk. Negen van de tien vrijwilligers werd ooit zelf gevraagd.
• Zorg voor behapbare taken. Ook een uurtje werk per jaar is welkom. Niemand is als voorzitter begonnen.
• Verplichten is niet nodig. Het heet niet voor niets ‘vrijwilligerswerk’. 95 procent van je leden wil graag iets doen, is mijn ervaring.
• Creëer draagvlak. Laat een werkgroep van twee tot vier mensen de cursus volgen. Bestuursleden hebben het al Sdruk zat.

Maak er werk van
Direct aan de slag met het werven en behouden van vrijwilligers? Volg dan de cursus Meer Vrijwilligers in Kortere Tijd. Hierbij word je als vereniging intensief gecoacht om het gewenste aantal te bereiken. De cursus kost € 295,- en neemt 10 uur in beslag. Er zijn overigens ook cursussen om sponsoren en leden te werven. Meer weten? Kijk op www.meerinkorteretijd.nl