Handleiding MijnKNWU – Organisatoren
In januari 2020 is het vernieuwde MijnKNWU gelanceerd. Op deze pagina vind je alle informatie rondom MijnKNWU. Denk hierbij aan hoe je moet inloggen en wedstrijden kunt aanmaken.
- Inloggen en menu
- Mijn account
- Kalender
- Inschrijven wedstrijd
- Aanmaken evenementen en wedstrijden
- Deelnemerbeheer
- Deelnemers en uitslagen importeren
- Evenement en wedstrijden dupliceren
- Wijzigingen deelnemerbeheer op locatie en uitslagverwerking
- Teamwedstrijden
- Financiën
- Rollen
- Veel gestelde vragen
Inloggen en menu
Om in te loggen op MijnKNWU klik je op het oranje poppetje rechts bovenin naast 'Lid worden' of ga je direct naar https://mijn.knwu.nl/
Wanneer je ingelogd bent met je persoonlijke inloggevens, kom je op je dashboard terecht.
De inhoud van het dashboard wisselt per persoon, maar je ziet meestal een voorstel voor evenementen waaraan je kunt deelnemen en wedstrijden waarvoor je bent ingeschreven.
Rechtsboven kan je via het blauwe poppetje een menu openen, waar je je bondslidnummer terugvindt, je digitale pas kunt openen en kunt uitloggen.
Het blauwe linker menu is het hoofdmenu. Wanneer je op een menuonderdeel klikt, kan er een tweede submenu openen, zodat er meer pagina’s tevoorschijn komen.
Mijn Account
Je personalia, lidmaatschapsinformatie en licentie-informatie vind je onder ‘Mijn account’ in het linker menu. Er opent een submenu met verschillende onderdelen. Op de pagina ‘Profiel’ kan je je persoonsgegevens en pasfoto beheren.
In het submenu kan je ook kiezen voor ‘Lidmaatschap’ of ‘Licenties’. In de tabel zie je een overzicht van je huidige en oude lidmaatschappen of licenties. Details kan je zien door op de clubnaam of licentienaam te klikken.
Met de blauwe knop bovenin kan je een nieuwe licentie of lidmaatschap aanvragen.
Kalender
De kalender vind je in het linker menu. Er zijn drie verschillende filters gelijk zichtbaar, je kunt er meer zichtbaar maken door op ‘Meer filters’ te klikken. Ook nieuw is de kaartweergave, waardoor je in één overzicht ziet welke wedstrijden bij jou in de buurt zijn.
Evenementen aanmaken en beheren
Wanneer je als organisator of clubmedewerker (rol wedstrijdsecretariaat, voorzitter of secretaris) bent ingelogd in MijnKNWU, is het mogelijk om een nieuw evenement aan te maken en te beheren.
Let op: Het aangemaakte evenement wordt automatisch opgeslagen als concept. Het is dus mogelijk om hier later aan verder te werken indien de aanvraag niet in één keer afgerond wordt. Ga hiervoor in MijnKNWU in het linkermenu naar de organisatie waarvoor je het evenement hebt aangemaakt, klik op ‘evenementen’ en zoek daar naar het concept evenement om er verder aan te werken.
In de onderstaande handleidingen kun je lezen:
- Hoe je een evenement aanmaakt
- Welke inschrijfopties er zijn
- Hoe de betalingen zijn geregeld
Deelnemerbeheer
Het beheren van deelnemers doe je op de wedstrijdpagina, je kiest daar voor het tabblad ‘Deelnemers’. Door deelnemers te selecteren wordt de blauwe actieknop zichtbaar, daar kan je deelnemers weigeren en boetes toekennen. Onder het tabblad deelnemers kan je ook renners van je club of regio uitnodigen voor je wedstrijd.
Het exporteren van de startlijst doe je onder het tabblad ‘Startlijst’.
Deelnemers en uitslagen importeren
Juryleden kunnen deelnemers en uitslagen importeren, evenals MyLaps bestanden.
Importeren van deelnemers en uitslagen
Het importeren van deelnemers en uitslagen kan alleen met gebruik van de hierbij vermelde bestandsformats.
Het is belangrijk precies de genoemde kolommen te gebruiken, en geen kolommen te verwijderen (het systeem kan het bestand dan niet meer lezen).
De kolomtitels geven aan welke kolommen verplicht zijn om in te vullen en welke niet;
* Donkeroranje: Verplichte velden
* Geel: Niet verplichte velden
* Oranje: één van de twee per regel is verplicht
Een veel voorkomende foutmelding blijkt veroorzaakt te worden door lege rijen / niet volledige regels helemaal onderaan het document. Wanneer deze verwijderd worden, is de foutmelding verdwenen. Ook is het van belang geen andere tabbladen in het importbestand te gebruiken.
Importeren van Mylaps bestanden
Mylaps bestanden kunnen geïmporteerd worden via de Mylaps bestandsimport, zie hiervoor de handleiding bij ‘jury’ op het KNWU kenniscentrum.
Hieronder kun je voorbeelden van de bestanden en templates bekijken & downloaden.
Inschrijven wedstrijd
In de kalender hebben renners een overzicht van alle evenementen. Klikken ze op een evenementnaam, dan komen ze op een pagina met een overzicht van alle wedstrijden die onderdeel zijn van het evenement. Via de tabbladen is meer algemene informatie over het evenement te vinden, zoals de locaties en informatie over de organisator.
Klikt de renner op een wedstrijd, dan komen ze op een pagina met alle informatie inzichtelijk in een tabel. Ook hier zijn tabbladen met extra informatie beschikbaar. In het oranje blok zien renners de inschrijfprijs en een knop om in te schrijven. Zijn ze niet in bezit van de juiste licentie of lidmaatschap? Dan staat dat ook in het oranje blok aangegeven.
Via de inschrijfknop komen renners in het winkelwagen terecht. Door op ‘Afrekenen’ te klikken kunnen ze de inschrijving voltooien. Mocht er inschrijfgeld gevraagd worden, dan wordt dit automatisch doorgestort aan de organisator van het evenement minus de kosten die afgedragen dienen te worden.
Evenement en wedstrijden dupliceren
Wanneer je een evenement of wedstrijd vaker is soortgelijke vorm organiseert, is het mogelijk om deze te kopiëren. Dat betekent dat je een stuk sneller wedstrijden kunt aanmaken, omdat veel data al voor ingevuld is.
Om een heel evenement te kopiëren open je het desbetreffende evenement. Op de pagina van het evenement klik je in de grijze balk op de knop 'Acties' en kies je voor 'Kopiëren'. Je kan de naam van het evenement aanpassen. De wedstrijden kan je aanpassen door op de wedstrijden te klikken en daar de informatie aan te passen. De overige onderdelen pas je aan in de tabbladen. Het evenement heeft de status 'Concept' zolang je niet op de blauwe knop 'Versturen' drukt. In de conceptfase is het evenement alleen zichtbaar voor jouw organisatie.
Om een wedstrijd binnen een evenement te kopiëren, open je de desbetreffende wedstrijd binnen een evenement. Op de pagina van de wedstrijd klik je in de grijze balk op de knop ‘Acties’ en kies je voor ‘Kopiëren’. Je komt gelijk in de nieuwe wedstrijd terecht. In de tabel en de overige tabbladen kan je alle onderdelen van de wedstrijd aanpassen.
Wijzigingen deelnemerbeheer op locatie en uitslagverwerking
Er zijn een aantal wijzigingen in het proces van deelnemerbeheer op locatie en uitslagverwerking. De complete handleiding over de wijzigingen kun je hieronder bekijken en downloaden.
Teamwedstrijden
Onder het kopje “Teams” kun je aangeven welke teams er mee mogen doen binnen je wedstrijd en wat de rugnummerverdeling gaat zijn. Vervolgens kan de ploegleider van een team zijn renners doorgeven onder het kopje “Opstelling”. Voor buitenlandse teams kun je dit als organisator zelf ook invoeren.
Financiën
Op de pagina van het evenement vind je onder het tabblad ‘Financiën’ een overzicht van de geschatte kosten van het evenement. Indien van toepassing worden er extra producten voor je evenement geactiveerd. Dit betreft bijvoorbeeld video-finish en radioapparatuur. Tevens heb je als organisatie de keuze om de BUMA/Stemra afdracht te activeren of niet.
Rollen
In het submenu kan je bij ‘Rollen’ de medewerkers van je organisatie beheren. Elk soort rol die je aan een persoon kan toekennen, heeft zijn eigen rechten binnen MijnKNWU: een penningmeester zal andere gegevens kunnen zien dan een voorzitter.
Een nieuwe rol toevoegen, doe je via de blauwe knop ‘Toevoegen’.
Automatisch wordt het standaard e-mailadres van het lid weergeven. Wil je een ander e-mailadres voor de rol instellen, klik je op de knop ‘Wijzigen’.
Wanneer een ander lid een bestaande rol gaat overnemen, maak je hiervoor een nieuwe rol aan via de blauwe knop ‘Toevoegen’. De oude rol verwijder je door op de knop ‘Verwijderen’ te klikken.
Veel gestelde vragen
Heeft de nieuwe omgeving dezelfde url?
De nieuwe omgeving heeft een andere url. De nieuwe url is https://mijn.knwu.nl/. De oude url zal automatisch worden gelinkt naar de nieuwe online omgeving.
Blijft de huidige online omgeving ook beschikbaar?
Vanaf 2 januari 2020 is de oude online omgeving vervangen voor de nieuwe online omgeving. Je kan vanaf 2 januari alleen nog maar inloggen op de nieuwe online omgeving.
Hoe kan ik straks inloggen?
Je kunt met dezelfde inloggegevens inloggen zoals je gewend bent.
Wat moet ik doen om de nieuwe omgeving te proberen?
Om in te loggen in de nieuwe omgeving hoef je niets te doen. Vanaf 2 januari 2020 is de oude online omgeving vervangen voor de nieuwe online omgeving. Je kunt met dezelfde inloggegevens inloggen zoals je gewend was.
Wanneer zijn we offline?
Vanaf maandag 30 december 2019 t/m woensdag 1 januari 2020 is het niet mogelijk om in te loggen. Dit geldt voor zowel de oude online omgeving als de nieuwe online omgeving.
Waar kan ik terecht met vragen?
Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen hebben we een handleiding gemaakt met meest belangrijke onderdelen.
Ook in het Kenniscentrum op www.knwu.nl zal vanaf het begin van 2020 meer informatie beschikbaar zijn over specifieke onderwerpen.
Kom je er toch niet uit? Dan kan je vanaf 2 januari telefonisch contact opnemen via 085-070 1999 of via de e-mail support@knwu.nl.